Client Onboarding Portal

Un portal de alta de clientes mayoristas que ordena el primer pedido de una ferreteria o minimarket nuevo: registro de datos, verificacion de rubros y armado de la lista por volumen antes de que el pedido entre a almacen.

De donde salio la necesidad

Hasta hace unos meses, cada cliente nuevo de Snvtx Mayorista pasaba por el mismo cuello de botella: llamadas para confirmar el RUC, correos con fotos de fichas tecnicas, mensajes sueltos pidiendo medidas de una gondola o el calibre de una bolsa. El equipo comercial resolvia bien, pero el proceso vivia en la cabeza de dos personas. Cuando entraban tres pedidos grandes la misma semana, algo se traspapelaba: una referencia mal anotada, un pallet mixto que no cuadraba con lo solicitado, una ficha tecnica enviada dos veces.

El encargo fue concreto: armar un punto de entrada unico para clientes nuevos, donde el comprador vea los rubros disponibles, entienda las unidades de venta y deje su solicitud con los datos correctos desde el inicio.

Como lo abordamos

Antes de tocar nada, revisamos los ultimos pedidos de ferreterias y minimarkets de barrio para ver que se preguntaba siempre y que se olvidaba siempre. Aparecieron tres patrones claros:

• El comprador no sabia distinguir entre caja cerrada, pack surtido y pallet mixto, y terminaba pidiendo cantidades que no calzaban con su local.
• Faltaban datos de entrega: referencia de calle, horario de descarga, si habia montacargas o no.
• Las fichas tecnicas se pedian una por una, cuando en realidad el cliente necesitaba comparar varias referencias del mismo rubro de golpe.

Con eso sobre la mesa, definimos el portal como un formulario guiado por rubro, no como una vitrina. Primero el cliente elige el tipo de negocio, luego el rubro, y recien despues ve las unidades de venta con sus fichas tecnicas resumidas: material, medidas y capacidad de carga cuando corresponde.

Que se construyo

El portal quedo dividido en cuatro pasos. El primero registra los datos del negocio y valida el RUC contra el tipo de comprobante que se va a emitir. El segundo muestra los rubros activos con una descripcion corta y la unidad minima de venta. El tercero permite armar la solicitud combinando rubros en un mismo pedido, con la opcion de marcar si se quiere completar un pallet mixto. El ultimo paso resume todo y deja un folio de seguimiento.

Un detalle que nos pidieron cuidar: nada de precios dentro del portal. El comprador arma la solicitud, y la lista de precios por volumen se envia despues segun el rubro y la cantidad. Eso mantiene la negociacion donde corresponde y evita que el cliente se confunda con valores que cambian por temporada.

Resultado y lo que sigue

El primer mes de uso mostro dos cosas. La primera: los pedidos nuevos llegaron con menos idas y vueltas por datos faltantes, sobre todo en la parte de entrega. La segunda: el equipo comercial pudo dedicar mas tiempo a armar combinaciones de pallet mixto en lugar de perseguir informacion suelta.

Queda pendiente afinar el paso de fichas tecnicas para rubros con muchas variantes, como insumos de empaque, donde el cliente todavia pide confirmacion por telefono. Tambien estamos evaluando agregar un historial de pedidos recurrentes para ferreterias que reponen cada pocas semanas.